- ¿Dónde puedo encontrar el correo electrónico para enviar facturas por ese medio?
- ¿Qué pasa si envío una factura de venta al correo de facturas de proveedores? ¿La puedo cambiar de sección?
- He enviado una factura por email y no aparece en la plataforma.
- He subido una factura o mi cliente ha subido una factura y no la veo en la sección de "Nuevas".
- ¿Qué significa el estado “Pendiente de videocodificación” en algunas facturas en la pestaña “Nuevas”?
- ¿Puedo subir un PDF de varias páginas que incluya varias facturas a la vez?
- ¿Qué significa la “Validación rápida”? ¿Para qué sirve?
- ¿Puedo personalizar la descripción de las facturas/asientos?
- ¿Puedo cerrar el periodo trimestral del IVA para no registrar facturas de trimestres anteriores?
- En el asiento contable, la plataforma está asignando cuentas incorrectas a los IVAs aplicados. ¿Dónde lo puedo cambiar?
- En el asiento contable, la plataforma está asignando una cuenta incorrecta al proveedor. ¿Dónde lo puedo cambiar?
Sigue estos pasos:
Acceder al módulo Facturas de proveedores mediante el menú izquierdo.
El correo electrónico se encuentra en la pestaña "Bandeja de entrada" (arriba a la derecha):
- ¿Qué pasa si envío una factura de venta al correo de facturas de proveedores? ¿La puedo cambiar de sección?
Sí, es posible. Debes ingresar en la opción de Factura de proveedores, hacer click en el menú de los tres puntos y seleccionar "Bandeja de entrada".
Luego, al lado de cada factura, verás una opción con dos flechas opuestas, que te permitirá hacer el cambio.
Por favor, verifica que el formato del archivo que te están enviando sea pdf, png, jpg o jpeg, ya que son esos los que lee la plataforma. Puede que la plataforma los esté descartando por tener otro formato. En ese caso, primero deberás convertir tu archivo a alguno de los formatos permitidos por Regate, para luego poder enviarla.
Si el problema persiste, por favor, contacta a nuestro Equipo de Soporte: soporte@regate.io. Allí lo revisaremos para ver el caso en particular.
Esto generalmente sucede por un error en la configuración. Para eso, por favor verifica en la opción Parámetros > Personalizar Regate > Tramitación de facturas.
En la sección de Facturas enviadas al contable, debería estar seleccionado “Activado - Validación no necesaria”. En caso de que esté "Activado - Después de la validación", significa que el cliente debe ingresar y validar la factura, para que luego te aparezca a ti.
Esto está creado para empresas que necesiten que las facturas sean aprobadas por más de una persona.
En caso de necesitar modificar esta selección, por favor, contáctanos por mail a soporte@regate.io.
- ¿Qué significa el estado “Pendiente de videocodificación” en algunas facturas en la pestaña “Nuevas”?
En el caso de que la plataforma no reconozca algún dato o detecte que la tasa de reconocimiento sea baja, la factura será enviada a un equipo interno de Regate para ser revisada. Estas facturas aparecerán con el estado "Pendiente de videocodificación". Una vez revisadas, se dejarán listas para seguir su curso normal.
Sí, es posible. Cuando la plataforma detecta que la factura tiene varias páginas, aparecerá en el apartado "Documentos para dividir". Debes seleccionar en el icono de las tijeras para que puedas ver el documento.
A continuación te aparecerá una pantalla donde podrás ver el documento. Puedes hacer el corte manual pinchando entre cada una de las páginas o designar un número de páginas para hacer el corte, en la parte derecha, como puedes ver en la imagen:
En caso de seleccionar la auto-separación, debes seleccionar el número de páginas y pinchar en "Separar".
Una vez hecha la división, debes seleccionar la opción "Crear x facturas". El número de facturas dependerá del corte que selecciones.
Cuando se activa la Validación rápida, podrás ver un resumen de los asientos contables, en base a las cuentas contables que el sistema tiene asociado a cada proveedor. En el caso que confirmes que está correcto y quieras validar el asiento, simplemente tienes que pinchar en el icono que se encuentra a la derecha:
Sí, puedes personalizar la descripción desde los Parámetros > Personalizar Regate > Personalización de cuentas.
Como puedes ver en la imagen, tienes la opción para agregar un prefijo y cargar la información de la factura con las etiquetas que prefieras (como fecha, número de factura, importe de IVA incluido).
En la línea que está debajo, tienes la vista previa de la descripción con las etiquetas seleccionadas:
Puedes hacerlo desde "Contabilidad", seleccionando el menú de los tres puntitos, y seleccionar "Cerrar periodo de IVA". Luego debes confirmar esta selección para guardar los cambios.
- En el asiento contable, la plataforma está asignando cuentas incorrectas a los IVAs aplicados. ¿Dónde lo puedo cambiar?
Puedes corregirlo desde Parámetros > Contabilidad > Categorización de las cuentas > Cuentas de impuestos. Allí te aparecerá el listado de impuestos y las cuentas asociadas.
A la derecha, tienes el icono del lápiz para poder editar la información. Debes seleccionarlo, y luego te aparecerá la siguiente pantalla:
Selecciona la cuenta correcta y luego, para guardar los cambios, pincha en "Actualizar la información".
- En el asiento contable, la plataforma está asignando una cuenta incorrecta al proveedor. ¿Dónde lo puedo cambiar?
Puedes modificarlo ingresando en "Terceros", busca el proveedor y pincha sobre el nombre. A continuación te aparecerá la ficha del proveedor. En el menú de la derecha, selecciona Cuenta del proveedor > Contabilidad > Cuenta de Balance.
Allí puedes seleccionar la cuenta con la que deseas vincularlo.
También tienes la opción de asignar otra cuenta y personalizar el porcentaje asignado. En ese caso, primero debes "Añadir una línea", donde podrás cargar la cuenta, y luego podrás seleccionar la opción de "Asignación (%)"
Para más información, puedes consultar estos artículos: