Hay tres maneras principales de añadir Facturas de Proveedores a la plataforma:
- Registro individual:
- Registro único + validación por el usuario:
Utilizando esta opción, verás el escaneo de la factura "en vivo" y deberás ser tú quién valide toda la información recibida de la factura (importes, datos del proveedor, IVA, fechas) y, en caso de ser necesario, modificar los datos que se hayan escaneado erróneamente o que la plataforma no haya podido identificar.
Empezando en el menú izquierdo, sigue estas opciones:
Deberás validar que todos los datos a la derecha estén correctos y presionar el botón "Guardar"
- Registro masivo:
En el caso de que subas varias facturas a la vez o que subas una sin seleccionar la opción de tramitación manual, la plataforma realizará el escaneo de los documentos en segundo plano y dejará las facturas directamente en la pestañas "Nuevas".
En el caso de que la plataforma no reconozca algún dato o no se encuentre "confiada" en que el escaneo fue exitoso, la factura será enviada a un equipo interno de Regate para ser revisada. Estas facturas aparecerán con el estado "Pendiente de videocodificación", siempre al final de la lista en la pestaña de "Nuevas". Una vez revisadas, se dejarán listas para seguir su curso normal.
- Envío por correo electrónico:
Sigue estos pasos:
- Acceder al modulo Facturas de proveedores mediante el menu izquierdo.
- El correo electrónico se encuentra en la pestaña "Bandeja de entrada" (arriba a la derecha):
🚨Importante: Los documentos deben estar como adjunto dentro del correo electrónico enviado para poder ser leídos correctamente en la plataforma.
Como te comentamos más arriba, utilizamos un sistema OCR que escanea la información de la factura y rellena los datos de la derecha:
Dicho sistema no siempre recibe toda la información y no siempre es 100% correcta. Es importante comprobar y verificar que la información de la derecha coincide con la información de la factura.
Sobre este tema, contamos con un equipo interno de videocodificación, que se encarga de comprobar la información de las facturas.
Si el proveedor/ cliente existe en la base de datos de tu cuenta Regate, será asociado automaticamente a la factura. En el caso de que no exista, deberás crearlo rellenando su información (Nombre, NIF, domicilio, etc).
Una vez registrados los proveedores, las facturas se emparejarán automáticamente con el proveedor correcto o los proveedores podrán seleccionarse de un menú desplegable.
Ahora que has adjuntado y rellenado todos los campos necesarios, puedes proceder pulsando el botón "guardar" y serás redirigído a la pestaña "Nuevas".
🚨 Siempre que creamos un proveedor, podemos encontrarlo en la sección "Terceros".
Cuando el proveedor se crea a partir de una factura y si también se añade la asignación contable y analítica, entonces puedes encontrar esta información seleccionando el proveedor ➝ Cuenta de proveedor ➝ Contabilidad:
Para saber mas:
⏭️ Próximos pasos:
Una vez que hayas añadido la factura y se encuentra en la sección de "Nuevas" podrá seguir su curso de registro o validación/ aprobación.
Si eres contable en una asesoría: